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見積書・発注書・請書・請求書のフローの良い書き方を教えます。

書類作成に大切なフロー

業務課題を改善するためやシステムの導入のための現状把握など、業務の可視化を行う目的はそれぞれの企業によって違うと思うのですが、ほとんどの企業が業務フローを作成しているのではないでしょうか。その目的のために作成するフローなのですから、良いフローでなければ意味がありますよね。
業務の可視化のために作成したフローなのに全く使いものにならないフローだったならどうでしょう…何の役にも立たないかもしれません。どのようなフローが必要なのか、どのようなフローなら良いフローだと言えるのか。
たとえば、見積書・発注書・請書・請求書を作成する、それぞれの担当者がいるとしましょう。
見積書を作成する担当者なら見積に関して良く知っているだろうから、その担当者にフローを作成させれば問題ないだろう、そう考えてしまいますよね。でも、その担当者だけではなく、そのフローを見る人全てが理解できるフローでなくてはならないのです。作成した人以外が理解することのできないフローでは、良いフローではありません。
では、なぜ理解してもらうことができないフローになってしまうのか。作成した本人には理解できても、見た人全てが理解することができないのには理由があります。
フローに書かれている業務の開始場所はどこなのかがわからない・業務の流れがわからない・必要な処理がわからない、このような悪いフローがよくあるそうです。これらをしっかりと理解してもらうことができるフローを作成できるポイントをご紹介しましょう。

まずは、開始条件を明確にしましょう!

その業務が何をキッカケとして開始されるのか?ということをはっきりと明確にする必要があります。
メールが届くことによってその業務が開始されるのか?定期的に開始されることが決められているのか?書類を受領してから開始されるのか?などです。
どのようなキッカケでその業務が開始されるのかということは、その業務を把握するためにとても重要な情報なのです。「いつ どのようなことをキッカケに 誰が開始するのか」ということを明確にするようにしましょう。

次に、時系列(流れ)を明確にしましょう!

接続線がなるべく交差してしまわないような各図形を配置することが望ましいのですが、時系列の関係性をしっかりと分けて意識しながら書くようにすると良いでしょう。
関係性がわからないと何が何なのか全く理解してもらえなくなってしまいますよね。作成した自分ではわかっていても、そのフローを見た全ての人にもわかってもらわなければなりません。

最後に、条件分岐を明確にしましょう!

もし、業務の流れが分岐する場合には、その分岐する条件を明確にしなければなりません。分岐する条件が明確でない場合、そのフローを見た人は、その業務にどのようなパターンがあるのか?ということを理解することができなくなってしまいます。
分岐を明確にするということはとても大事なことなのですが、あまりにも細かすぎたり、逆に粗すぎても良くありませんので注意しましょう。

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