発注書を作成する方法

発注書は、取引をする上で交わす書類のひとつです。
「注文書」と呼ぶこともあって契約書類の一種でもありますが、こまかな契約内容までが詳細に記載されているわけではありません。

あくまでも、必要最低限のことが記載されている書類です。
発注書は、納期や金額の確認をするという役割を持っています。

古くは口約束、最近では電話やインターネット経由のオーダーなども珍しくはなくなっていますが、発注書があることによって相手方へ注文内容を明確にすることができますし、トラブルを防ぐことにもなります。

発注書を作成する方法としては自分でword、excelなどといったソフトウェアを用いて書式を用意するほか、無料のテンプレートをインターネット上からダウンロードするといった方法もあります。
作成する上で必要最低限の項目としては相手方の名称や自分の会社名、連絡先、担当者、納期の希望日、納品先、商品内容といったものが挙げられます。

相手方の名前を記載することは最低限の礼儀ですから、漏らしてはいけません。
自分の会社名や連絡先、担当者は発注書を受け取った相手方から確認の連絡をしやすくするためにも明確にしておく必要があります。

特に担当者が記載されていると、連絡をとる上でもとても親切です。
大切なことは、発注書を受け取った相手方にとってわかりやすいものにすることです。

また納期としていつまでを希望しているのかがわかれば、相手方もそれに応じて行動することができるため、希望通りになりやすくなります。
納品先については、納品先が異なる場合もありますから気をつけなければなりません。

時には金額について相手方と自分の認識が違っていたといった場合もあり、後で思っていた金額と違っていたといったことで問題が起こらないようにするためにも重要な項目です。
そして発注書を作成するときには、発注書番号もつけておくと整理しやすくなります。

相手方と話をするときにも発注書に番号がついていれば、どの発注書に関する話題であるかもすぐにわかります。

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