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発注書の作り方と請求書の作り方を伝授します。

発注書の作り方

発注書とは、商品などを購入する際にその意思表示をするための書面のことを言います。商品などを購入する際の条件が単純である場合、基本契約がある場合などに利用されているのですが、条件が複雑な場合や購入金額が高額な場合には、正式な請負などの契約書を交わすこともあります。
「発注書」ではなく「注文書」と呼んでいる会社もあるようなのですが、基本的には発注書も注文書も同じものです。ここでは「発注書」としてご紹介したいと思います。商品などを購入する際の条件が単純で購入する金額も安い、そのような発注書の場合にも、やはり会社の代表者の氏名を記入し、会社の印を押すというのが正式な発注書の作り方です。
会社によっては代表者の氏名ではなく、発注の権限がある人の氏名や印をする場合もあります。どちらでも良いのか、どちらかではないといけないのか、この点もしっかりと確認してから発注書を作成するようにしましょう。

「発注書に記入する事項」

1.注文する相手の会社名を記入します。「○○○ 御中」と書きましょう。
2.注文する者の氏名と会社名と代表者名(権限がある人の氏名)、住所と電話番号(ある場合にはFAX)を記入します。
3.注文する日を記入します。
4.発注番号を記入します。
5.注文する品名と員数を記入します。
6.価格が決まっている場合には金額を記入します。決まっていない場合には記入しなくてもOKです。
7.仕様やオプションなどを記入します。
8.納期を記入します。(いつ納期して欲しいのか)
9.納品場所を記入します。(どこに納品して欲しいのか)
10.納品方法を記入します。(どのように納品して欲しいのか)
11.支払い条件を記入します。
12.実質的に請負契約書となる場合などは収入印紙が必要です。

請求書の作り方

1.宛先を記入します。
「会社名」と「経理部」であることがほとんどでしょう。請求書の宛先が誰なのかは事前に確認しておきましょう。郵送する場合、請求書の宛先と封筒に記入する宛先が違う場合もあります。
2.請求書番号を記入します。
3.請求書の発行日を記入します。
4.請求側の会社名を記入し、会社印を押します。
5.請求書のタイトルを記入します。タイトルの下に「下記の通り御請求申し上げます。」「ご指定の口座から振替させていただきます。」などの文章を添えると良いでしょう。
6.繰り越し金を記入します。これは未入金の金額がある場合です。
7.合計金額を記入します。金額がはっきりとわかるように大きめの文字にすると良いでしょう。
8.振込先を記入します。振り込みに必要な手数料についても記入しておきましょう。振込手数料は支払う側が負担するのが一般的なのですが、負担させたくないという場合もあるでしょう。明記しておくと丁寧な請求書になるでしょう。
9.支払い期限を記入します。
10.商品名と単価と数量を記入します。間違いがあると支払ってもらえない場合もありますしトラブルのもとですので明確に記入しましょう。

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